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Réussir votre RDV téléphonique de prospection

Réussir votre RDV téléphonique de prospection

La prospection téléphonique n’est jamais un exercice facile. Barrages du standard, refus de prospects de plus en plus sollicités… de nombreux obstacles se dressent sur votre route et peuvent vous faire céder au découragement. Cependant, avec une bonne préparation, vous pourrez faire de cet outil un allié pour trouver de nouveaux clients.

PREPARER VOTRE ENTRETIEN
 

1. Etre concis
 

  • N’oubliez pas que l’objectif de cette première prise de contact consiste à ne vendre que le rendez-vous.
  • Votre conversation doit être brève (3 à 4 minutes maximum).
  • Vous devez être précis, efficace et aller directement au but. Il est inutile de développer tout votre argumentaire commercial. Vous le ferez lors du rendez-vous.

 

2. Préparer votre argumentaire par écrit
 

  • Utiliser quelques phrases-clés car vous n’aurez que quelques minutes pour attirer l’attention de votre prospect.
  • Trouvez des arguments chocs pour mettre en avant les qualités de votre offre par rapport à celle de la concurrence (innovation, prix, fiabilité…) et surtout ses avantages pour le client.
  • Attention, un discours écrit ne signifie pas qu’il doit être récité. Le petit plus ? Etre capable de personnaliser votre argumentaire en fonction de votre interlocuteur et ses problématiques à résoudre.

Exemple : « Notre logiciel de gestion clients offre une grande souplesse, notamment pour les entreprises du BTP comme la vôtre …. ».

 

3. Travailler sur un fichier de prospects qualifiée
 

  • Rien de pire que d’appeler des dizaines de prospects sans succès.
  • Listez vos prospects de manière pertinente (lire également la fiche « Construire et enrichir vos fichiers de prospection » et renseignez-vous sur eux (taille de l’entreprise, nature de son activité...).  
  • Dans la mesure du possible, essayez de connaître à l’avance le nom de la personne que vous allez contacter et sa fonction au sein de l’entreprise.

     

4. Identifier votre interlocuteur
 

  • Prenez le temps de définir en amont qui doit être votre interlocuteur privilégié : directeur commercial, directeur de communication…
  • Même un fichier qualifié peut contenir des erreurs. La phase d’identification a pour but de vérifier que l’interlocuteur et futur décideur n’a pas changé de responsabilité et qu’il est bien le référent sur votre dossier. Cette phase est orientée vers votre prospect et vous permet d’obtenir un premier échange.

Exemple : « Bonjour Mr X. Vous êtes directeur du département études pour la société Y, n’est ce pas ? ».

MENER VOTRE ENTRETIEN AVEC SUCCES


5. Passer les barrages
 

  • Le premier filtre est souvent celui du standard ou de l'assistante. Pour le franchir, n’hésitez pas à préciser que vous être recommandé par quelqu’un ou que votre appel fait suite à une rencontre, à un échange de mail, un envoi de courrier. Ayez l’air de connaître la personne à qui vous souhaitez parler.

Exemple : Soyez direct dans vos propos et ne vous excusez pas d’appeler. «Bonjour. Je suis X. Je souhaite parler à Y s'il vous plaît, de la part de Z» est préférable à « Bonjour. Je suis X. Serait-il possible de parler à Y, s'il est disponible ?».
 

  • Ne voyez pas l’assistant(e) comme un ennemi qui se dresse sur votre route, mais faites en un allié qui pourra vous aider à obtenir des informations fiables.

Exemple : « Vous allez sûrement pouvoir m’aider. Savez-vous à quel moment je pourrai joindre Y pour lui présenter mon offre ? ».
 

6. Choisir le moment opportun
 

  • Il n'y a pas vraiment de moment idéal pour téléprospecter, tout dépend des secteurs d’activité.  En règle générale, privilégiez le mardi ou le jeudi, les débuts de matinée et les fins d’après-midi si vous êtes en B to B. Si vous cherchez à joindre des particuliers, préférez les fins de journées.  
  • Procéder à quelques appels chaque jour est une mauvaise idée car il faut au moins 20 minutes pour se « rôder » à l’exercice et retrouver ses réflexes. Mieux vaut planifier une séance hebdomadaire de deux ou trois heures, mais pas plus. A force, la voix s’épuise, la lassitude s’installe et cela s’entend.

 

7. Se mettre en condition
 

  • Votre séance de prospection va durer au moins deux heures. Mettez-vous dans un endroit calme et assurez vous de ne pas être dérangé. Evitez les bruits de fond (musique …) qui pourraient gêner votre interlocuteur.
  • La voix est un élément-clé du succès. Vous devez être convaincant et agréable tout en adoptant un ton calme et une élocution claire. Et n’oubliez jamais qu’un sourire s’entend au téléphone !
  • Privilégiez le téléphone fixe au téléphone portable, et si possible, équipez-vous d'un casque pour avoir les mains libres et écrire facilement.  
  • Organisez votre espace de travail pour avoir à portée de main de quoi prendre des notes, votre fichier de prospects et bien entendu votre argumentaire et vos supports commerciaux. Un accès Internet peut également s’avérer utile pour rechercher des informations en temps réel.
     

8. Répondre aux objections
 

  • Votre interlocuteur n'a pas le temps ? Répondez lui « Je n’en ai que pour 3 minutes. Etes-vous disponible ou préférez-vous que je vous rappelle à un autre moment ? ».
  • Votre interlocuteur n’a pas besoin de votre service ? Répondez que ce rendez-vous ne l’engage à rien, que vous souhaitez simplement le rencontrer pour connaître ses besoins et lui présenter des solutions susceptibles de l’intéresser.
  • Votre interlocuteur a déjà un prestataire ? ». Répondez : « Je comprends… Ce serait justement l’occasion pour vous de pouvoir comparer ! Qu'en pensez-vous ? ».


9. Conclure
 

  • Pour terminer l’entretien, vérifiez une dernière fois les coordonnées de votre interlocuteur (ligne directe, mail…) et rappelez également les vôtres. Si vous avez obtenu un rendez-vous, reconfirmez-le par e-mail dans la journée afin de garder une trace écrite de cet engagement.
  • En cas d’échec, restez positif. Gardez le contact avec votre prospect en lui proposant de le tenir régulièrement informé de vos offres et du développement de votre entreprise.

Exemple : Si votre prospect n’est définitivement pas intéressé, n’insistez pas. Vous pouvez néanmoins lui demander son avis sous cette forme : « J’ai bien compris que vous n’étiez pas intéressé. Qui me conseillez-vous de rencontrer pour évoquer ce sujet ? ».

A RETENIR
 

Pour être efficace votre séance de prospection téléphonique doit être préparée : base de données qualifiée, environnement de travail propice, argumentaire bien rôdé…

Pour rendre ce travail encore plus performant, il est indispensable de mettre en place un outil de suivi et de reporting.
Notez les entreprises déjà contactées et toutes les informations que vous avez pu collecter, mettez à jour le nom de vos interlocuteurs, les relances à effectuer et résumez à chaque fois le dernier entretien.
Ainsi, lors de votre prochain appel, vous gagnerez en temps et en efficacité.

 

Pour approfondir : notre sélection de livres
 

  • Mener ses entretiens de prospections et de vente par téléphone – Collectif –Editions Demos – mars 2011
  • Bien prospecter au téléphone pour obtenir des rendez-vous. Techniques, conseils, test d'entraînement et guide méthodologique - Michel Baudier -  Editions Maxima – février 2011