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Comment répondre aux appels d’offres

Comment répondre aux appels d’offres

Développer son chiffre d’affaire et conquérir de nouveaux marchés constituent les principales préoccupations d’une entreprise. Un levier pour y arriver reste la stratégie de réponse aux appels d’offres privés et publics. Identifier les consultations, rester en veille sur la réglementation… l’univers des appels d’offres requiert méthodologie et connaissances spécifiques. Mais pour qui s’en donne les moyens le retour sur investissement est souvent au bout du chemin !

QU'EST-CE QU'UN APPEL D'OFFRE

Un appel d'offres est un appel à prestation en B to B permettant à un acheteur, public ou privé (commanditaire), de consulter simultanément plusieurs prestataires (soumissionnaires). Cela dans le but d’obtenir et de comparer des propositions techniques et commerciales selon les mêmes critères de jugement.

On trouve différentes formes d’appels d’offres, accessibles à tous types d’entreprises, ouverts à tous ou adressés à certains. Toutefois on distingue deux grandes familles :
 

1. Les  appels d’offres publics

Ils concernent toutes les structures dites « publiques » ou assimilées (administration française, collectivités territoriales, établissements publics…) qui sont soumises au code des marchés publics. Ce cadre législatif à pour but de garantir trois valeurs fondamentales :

  • La liberté d'accès à la consultation et à ses documents
  • L’égalité dans traitement des réponses
  • La transparence dans le dossier et la procédure.

Rentrer dans le détail juridique et administratif des marchés publics est un véritable casse tête, dont certains on même fait leur profession ! Cependant voici 2 grandes règles élémentaires pour vous permettre de repérer les différents cas de figures :

 

  1. Quel type de prestation pour quel montant ? Selon le montant financier de la consultation vous pouvez vous retrouver soit dans le cadre d’un marché à procédure formalisée, soit dans la cadre d’un marché à procédure adaptée (MAPA) qui offre un allégement conséquent du processus de réponse. Le montant des seuils financiers étant en perpétuelle évolution, il est conseillé d’aller régulièrement se documenter sur des sites officiels comme www.service-public.fr.
  2. Marchés ouverts ou restreints ? La consultation peut-être soit ouverte, c'est-à-dire accessible à tous, soit restreinte (seuls les prestataires pré-identifié par le commanditaire sont consultés).

 

2. Les appels d’offres privés

Ils sont émis par des structures privées (TPE, PME ou grands groupes) et de ce fait ne sont assujettis à aucun cadre légal. Le commanditaire a toute liberté de rédiger sa consultation, de définir les éléments de réponses attendus par le soumissionnaire et de le choisir selon ses critères internes.

Si vous prenez l’habitude de répondre à des marchés publics, les appels d’offres privés vous sembleront plus simples à préparer, car souvent plus légers et moins procéduriers dans les éléments de réponses attendus.

LE CONTENU D'UN APPEL D'OFFRE PUBLIC

Les appels d’offres sont constitués de plusieurs documents complémentaires que vous pourrez obtenir, soit en les téléchargeant par internet après vous êtes inscrit, soit en en faisant la demande écrite auprès du commanditaire.

Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) : Il contient l’ensemble des documents élaborés par le commanditaire pour les entreprises candidates au marché. On y trouve tous les éléments nécessaires à l’élaboration de leur réponse :

Selon le type de marché, vous pourrez avoir à remplir d’autres documents spécifiques (DQE, DPGF, DC4…), qui seront systématiquement précisés dans le dossier de consultation.

COMMENT REPONDRE EFFICACEMENT


3. Identifier les appels d’offres publics

Hormis dans le cas d’une consultation restreinte où seuls les prestataires sélectionnés reçoivent la lettre de consultation, le commanditaire publie une annonce, l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC), qui synthétise la consultation.

La première étape de votre processus est donc d’identifier le plus rapidement possible toutes les annonces qui vous concernent !  Pour ce faire plusieurs solutions s’offrent à vous :

 

  • Etre en veille régulière (une fois par jour, à une fois par mois, en fonction de vos objectifs et de votre capacité à répondre). Ces annonces sont disponibles dans :
    - des journaux d’annonces légales (les nouvelles publications, BOAMP …)
    - les pages dédiées de la presse quotidienne (la Provence, la Marseillaise …)
    - directement sur les sites Internet des commanditaires (www.cg13.fr, www.regionpaca.fr …) par exemple
    - sur des plateformes web spécialisées (www.boamp.fr , www.marches-publics.gouv.fr …) par exemple.
     
  • Souscrire à un abonnement à un service de veille (ou à un outil) qui vous permettra d’automatiser des alertes en fonction de vos critères (www.infotrade2000.com, www.vecteurplus.com …) par exemple.

 

4. Sélectionner les bonnes annonces

Vous devez prendre conscience que la réponse à un appel d’offre est très souvent chronophage, peut mobiliser de nombreuses ressources internes, et de ce fait engendrer des coûts importants. C’est pourquoi vous devez sélectionner avec finesse les dossiers sur lesquels vous allez vous engager.
 

  • Quel est le temps moyen nécessaire pour répondre à une consultation ?
  • Quelle est la date limite de réponse et quelles sont les capacités de mes équipes à y consacrer du temps ?
  • Quelle est ma valeur ajoutée sur la consultation (financière, technique, créative …) et correspond-elle à la grille de notation du commanditaire ?
  • Suis-je à jour de l’ensemble des documents administratifs demandés (quitus fiscal et social, attestation de RC Pro …) ?
  • Combien ai-je déjà de consultations en cours et combien sont susceptibles d’être positives (pour ne pas risquer de dépasser votre capacité de production) ?
  • Ai-je des références solides sur des dossiers similaires ?

Exemple : Une agence de communication réputée très créative mais pratiquant des prix relativement élevés ne devra pas répondre à un appel d’offre si 80% de la note est attribuée à l’offre la plus avantageuse financièrement

 

5. Constituer votre dossier de réponse
 

  • Gardez en tête le tableau des critères de sélection.
    Pour l’acheteur public c’est obligatoire d’énoncer clairement sur quels critères il va juger les réponses des prestataires (les pourcentages attribués au budget, à la qualité technique, aux références, au rétro-planning,…)
     
  • Soignez votre dossier technique.
    Respectez scrupuleusement le plan de réponse demandé par le commanditaire et évitez de faire l’impasse sur un point du CCTP. Lors de la décision, vous serez jugé sur l’adéquation de votre proposition, tant sur le fond que sur la forme
     
  • N’hésitez pas à joindre des annexes pour appuyer votre dossier technique.
    De cette façon vous n’alourdissez pas le contenu principal de la réponse mais offrez la possibilité d’approfondir tel ou tel point du dossier. C’est également dans les annexes que vous joindrez les CVs ou encore le détail de vos références que vous aurez sélectionné avec pertinence.
     
  • Listez l’ensemble des éléments de réponse attendus.
    Le règlement de consultation (RC) vous en donne le sommaire, gardez le toujours à portée de main
     
  • Rassemblez  les pièces justificatives et les documents administratifs demandés : Kbis, attestation de RC Pro, quitus fiscaux et sociaux, DC1, DC2… Ces pièces étant récurrentes dans de nombreux appels d’offres, n’hésitez pas à en préparer plusieurs d’avance pour optimiser votre temps !
     

Exemple 1 : si le cahier des charges techniques de l’acheteur prévoit quatre points principaux, alors répondez en quatre paragraphes, de façon à pouvoir « coller » la réponse à la demande. Votre dossier gagnera en lisibilité et vous marquerez des points !

Exemple 2 : Si l’appel d’offre insiste sur la fiabilité technique du matériel du prestataire, vous pouvez joindre en annexe les fiches techniques de vos installations et les contrats de maintenance associés.

 

6. Transmettre votre dossier

Assurez vous de ne pas dépasser la date limite de remise des offres et contrôlez qu’aucun élément de réponse attendu n’est manquant, (ce qui rendrait votre réponse caduque).

Pour cela, quelques règles doivent être prises en compte :
 

  • Votre dossier de réponse doit être présenté dans une enveloppe cachetée portant la mention demandée dans le règlement de consultation. Aucun signe distinctif ne doit apparaitre sur cette enveloppe (logo ou nom de société, carte de visite agrafée…) sous peine d’élimination.
     
  • Quel que soit le moyen par lequel vous déposez votre candidature, vous devez être en mesure de justifier la bonne réception de vos documents, ainsi que le jour et l’heure du dépôt.
    - Par la poste : préférez les recommandés avec A/R aux courriers simples qui n’offrent aucun suivi
    - En main propre : exigez un récépissé de dépôt
    - Par courrier électronique : uniquement si cela est autorisé (ou imposé) par le règlement de consultation et dans le respect de la procédure électronique fixée par l’acheteur.
 
 

A RETENIR

La réponse à un appel d’offre est un exercice qui prend du temps et nécessite expérience, organisation et rigueur. Prenez soin de lire les documents fournis avec attention et de répondre scrupuleusement au dossier technique. La moindre erreur peut entraîner l’élimination de votre candidature. Il vous faudra certainement plusieurs essais avant de maîtriser ce processus et de remporter votre premier succès. Même si l’exercice vous semble laborieux, l’investissement peut valoir le coup pour remporter de nouveaux marchés.
 

POUR APPROFONDIR : UNE SELECTION DE LIVRE
 

  • Réussir mon premier appel d'offre - Fabrice Carlier – Editions Studyrama – mars 2012