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Commerçants : votre logiciel de caisse est-il certifié ? (obligatoire au 1er janvier 2018)

Caisses enregistreuses : tout savoir sur les nouvelles dispositions

De quoi s'agit-il ?

A partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA auront l'obligation d'utiliser un système sécurisé, s'ils enregistrent déjà les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse 
Cette mesure, inscrite dans la loi de finances pour 2016, intervient dans le cadre de la lutte contre la fraude, notamment à la TVA. 


Présenter une homologation ou une attestation

Les logiciels et systèmes devront répondre à des « conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données », attestées par un certificat. En cas de contrôle, les entreprises devront être en mesure de présenter une homologation délivrée par un organisme accrédité ou une attestation de l'éditeur du logiciel. 

 

Questions / Réponses 

QUELS SONT LES SYSTEMES INFORMATISES D’ENCAISSEMENT EXISTANTS ?

Les systèmes informatisés d’encaissement, souvent dénommés «caisses enregistreuses», existent sous différentes formes :

 les systèmes d’encaissement autonomes, qui ne peuvent pas communiquer avec d’autres systèmes de caisse ou un système centralisateur

 les systèmes de caisse qui communiquent entre eux (plusieurs terminaux de paiement étant reliés à un logiciel), sans pour autant inclure une gestion comptable et financière

 les systèmes de caisse plus élaborés qui communiquent entre eux et sont complètement intégrés, en assurant eux-mêmes la tenue de la comptabilité et des stocks

 

L’UTILISATION DE CAISSES ENREGISTREUSES EST-ELLE OBLIGATOIRE ?

Posséder une caisse enregistreuse n’est pas une obligation légale. Toutefois, la caisse enregistreuse est souvent utilisée parce qu’elle est un outil efficient pour justifier du respect des obligations comptables.


QUI EST CONCERNE PAR CETTE NOUVELLE OBLIGATION ?

Seules les entreprises qui utilisent une caisse enregistreuse sont tenues de remplir les nouvelles obligations en matière de logiciel de caisse sécurisé.


COMMENT SE METTRE EN CONFORMITE ?

 en achetant un nouveau logiciel certifié ou homologué dotéd’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur de logiciel, s’il est impossible de mettre à jour le système de caisse

 en mettant à jour le logiciel de caisse, ce qui sera, en principe, possible pour les logiciels connectés entre eux et qui gèrent ou pas la gestion comptable et financière. Dans ce cas, il pourra normalement être mis à jour via le contrat de maintenance

Pour savoir, si votre logiciel de caisse est conforme ou évolutif, il est conseillé de prendre contact avec son mainteneur ou le fabricant qui a installé le matériel.


QUAND DOIT INTERVENIR LA MISE EN CONFORMITE ?

Au plus tard le 31 décembre 2017


QUELLES SONT LES SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENTS A L’OBLIGATION DE CONFORMITE ?

Une amende de 7 500 euros par logiciel ou système de caisse.
Cette amende pourra, en outre, être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes que le logiciel frauduleux avait permis de dissimuler.
Si aucune justification n’est produite dans un délai 60 jours suivant la notification, une nouvelle amende de 7 500 € par logiciel ou système se cumulera avec la précédente.
 

Une fiche pratique est à votre disposition. Téléchargez-la ici
 

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